Viestintä on (datalla) johtamisen vaikein laji
Viestintä, tuo johtamisen vaikein laji: eli kyky ja taito pukea sanoiksi se, mitä pitäisi saavuttaa. Johtotehtävissä työskentelevien ihmisten työajasta suurin osa on viestintää ja eräiden lähteiden mukaan jopa 50% sähköisestä viestinnästä ymmärretään väärin. Väärinymmärrys voi olla ihan rehellinen väärinymmärrys, menetetty mahdollisuus, tarpeeton ristiriita, rikkinäinen puhelin, epäluottamus tai viestinnän puutteesta johtuva heikko työmoraali. Oletus on tunnetusti kaikkien epäonnistumisten äiti.
"Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta." — Osmo A. Wiio
Ymmärrys, luottamus ja sitä kautta myös toiminta syntyvät vain kommunikaatiosta. Näin asian muotoilee Kirsi Piha loistavassa kirjassaan Rytmihäiriö (2015). Täysin samat asiat pätevät tiedolla johtamiseen, datan hallintaan ja johtamiseen. Mikä tässä on sitten niin vaikeaa? Tässä kirjoituksessa tulen avaamaan yhteisymmärryksen ja yhteentoimivuuden kolme eri tasoa. Näiden tasojen ymmärtämisen kautta tulemme huomaamaan, ettei data todellakaan ole lopulta IT-asia, vaan arjen liiketoiminnan keskiössä oleva, täysin keskeinen osa 2020-luvulla harjoitettavaa digitaalista liiketoimintaa.
Hieman Pekka Lundmarkia mukaillen voimmekin todeta, että yritys ei voi missään tapauksessa ulkoistaa harjoittamansa digitaalisen liiketoiminnan ydintä, dataa, ja sen johtamista IT- tai digiosastolle. Tämän asian voi tosiasiassa ulkoistaa IT-osastolle yhtä vähän kuin työntekijöiden hyvinvoinnin voi ulkoistaa henkilöstöosastolle.
Miksi data koetaan IT-asiaksi ja miksi se ei sitä ole
Vuosien varrella lukuisten kohtaamieni ihmisten ja heidän kanssaan käymien keskusteluiden yhteydessä ilmi tulleiden ennakkokäsitysten perusteella uskallan väittää, että "data", jo pelkästään yksittäisenä sanana sisältää monelle epäluuloja ja ehkä hieman pelkojakin. "En mä tosta datasta niin tiedä mutta..." — keskustelunavaus on tyypillinen ja erityisen mielenkiintoisen siitä tekee se, että mutta-sanan jälkeen yleensä sama ihminen kiteyttää timanttisesti oman organisaationsa liiketoiminnan ytimen.
Kysehän on pitkälti viestinnästä ja käytetystä kielestä. Itse asiassa "datan" sijaan olisi paljon mielekkäämpää puhua vain "tiedosta" ja sen oikea-aikaisuudesta, paikkansapitävyydestä, laadusta ja merkityksestä onnistuneelle päätöksenteolle.
Tämän päivän yrityksen johtamisjärjestelmän ytimessä on yrityksen taloudellista tilannetta projisoivat tuloslaskelma ja tase. Kuukausittaisen, koko globaalin konsernin läpileikkaavan tuloslaskeman pyöräyttäminen on monessa organisaatiossa vaativa homma, joka saattaa vaatia satoja, ellei tuhansia mies- ja naistyötunteja valmistuakseen.
"Data on loppujen lopuksi vain sarja havaintoja, jotka on kirjattu ylös."
Onko näin myös aina ollut? Hyödynsikö esimerkiksi Henry Ford tietoa kehittäessään vallankumouksellisen tuotantokonseptinsa? Aivan varmasti hyödynsi. Oliko Henry Fordilla ATK/IT-järjestelmiä tuotantokonseptinsa kehittämisen tai sen operoimisen tukena? Ei — hän eli 1900-luvun alkua. Sen sijaan dataa hänellä oli tuonkin edestä ja sitä hän menestyksekkäästi myös hyödynsi. Huomaatko: data ei (välttämättä) liity IT:hen mitenkään!
Toinen jokaiselle luterilaisen työmoraalin omaaville tuttu tarina on tietenkin raamatun uuden testamentin Luukkaan evankeliumi, jouluevankeliuminakin tuttu tarina (alkuperäinen idea jouluevankeliumin kytkemisestä datan johtamiseen on Martin Trederiltä):
"Siihen aikaan antoi keisari Augustus käskyn, että koko valtakunnassa oli toimitettava verollepano. Tämä verollepano oli ensimmäinen ja tapahtui Quiriniuksen ollessa Syyrian käskynhaltijana. Kaikki menivät kirjoittautumaan veroluetteloon, kukin omaan kaupunkiinsa." (Luukas 2:1–2, Uusi testamentti)
Niin lähtivät Joosef ja Maria ja näin edelleen. Keskeinen asia, joka tässä tarinassa kannattaa laittaa merkille, on tietenkin herra isoherra Quirinius. Tarina sijoittuu historialliseen ajankohtaan, josta on nyt kulunut reilut 2000 vuotta aikaa. Mitäpä luulet, oliko Quiriniuksen tukena IT-johtaja ja IT-osasto vaiko kenties datajohtaja ja dataosasto? Aivan. Datahan on lopulta vain sarja havaintoja, jotka on kirjattu ylös (esim. papyruskääreeseen).
Kun ATK alkoi valtaamaan alaa 1960-luvun jälkeen, oli myös data fiksua enkoodata ykkösiksi ja nolliksi. Tähän hetkeen liittyy myös kaikkien väärinymmärrysten äiti: ikään kuin data olisi IT-asia ja IT-osaston asia hoitaa.
Yhteentoimivuuden helpoimmat tasot: syntaktinen ja tekninen. Tämä on IT:tä.
Jos tarkkoja ollaan, "järjestelmät eivät juttele keskenään"-fraasi ja siihen liittyvä ydinongelma johtuvat alun perinkin järjestelmälähtöisestä katsantokannasta ja siinä lukittautumisessa: joku keksi joskus, että data on IT-asia ja sen myötä dataan ja tiedonhallintaan liittyviä ongelmiakin on valitettavasti lähestytty aina varsin tekninen näkökulma edellä.
Keskeisin haaste on siinä, että pohjimmiltaan viestintäongelmasta on tehty järjestelmäongelma, ja sitä yritetään ratkaista usein siis aivan väärin keinoin ja menetelmin.
Olemmekin nyt parin konkreettisen esimerkin avulla esitelleet yhteistoimivuuden kaksi ensimmäistä (ja helpointa!) tasoa: teknisen ja syntaktisen. Teknisen tason yhteistoimivuus saavutetaan siis silloin kun bitti liikkuu paikasta A paikkaan B. Syntaktisen tason yhteistoimivuus tarkoittaa sopimusta teknisestä formaatista — esimerkiksi csv tai ASCII.
Yhteentoimivuuden ja yhteisen ymmärryksen taso eli semanttinen taso. Tämä on vaikeinta, tämä on liiketoiminnan ydintä.
Useamman kuin yhden osapuolen keskeisen yhteisymmärryksen kannalta ei siis todellakaan riitä, että keskitymme vain tekniseen ja syntaktiseen, IT- ja järjestelmäkeskeiseen lähestymistapaan. Tämän lisäksi tarvitaan niin sanottu semanttisen tason ymmärrys.
Keskeistä on siis pyrkiä siihen, että ymmärtäisimme ympäröivien liiketoiminnan prosessien ja järjestelmien ristitulessa olevan datan sen syövereissä esiintyvien käsitteiden kautta.
Käsitemallinnus paljastaa yrityksen sielun, luo yhteisen kielen organisaation eri toimintojen välille ja auttaa näin niitä kommunikoimaan onnistuneesti keskenään.
Lopulta on niin, että juuri käsitemallinnus ja yrityksen tietopääoman käsitemalli itse asiassa paljastaa sen sielun. Projektibisnestä harjoittavalle organisaatiolle yllättäen yksi keskeisimmistä käsitteistä on juuri "projekti". Kaikki projektibisneksessä toimineet varmaan tunnistavat viestinnälliset arjen haasteet: mikä ylipäätään on projekti? Milloin sen voidaan katsoa alkaneen? Entä loppuneen? Juuri näihin kysymyksiin onnistunut käsitemallinnus antaa riittävät vastaukset.
"Data model is supposed to reflect the business model! If such a data model is too complicated, your business model may be too complicated as well." — Martin Treder
Kattava ja selkeä käsitemalli luo yhteisen kielen organisaation eri toimintojen välille ja auttaa näin niitä kommunikoimaan onnistuneesti keskenään. Voidaankin lopulta todeta, että kun ymmärrät yrityksen tuottamaa dataa, ymmärrät sen liiketoimintaa.
Kohti yhteistä kieltä ja ymmärretyksi tulemista
Olen nyt toiminut datan ja IT:n parissa pyöreästi reilun 15 vuoden ajan. Kertaakaan urallani en ole törmännyt tilanteeseen, jossa tekeminen olisi keskeytetty tai jäänyt lopulta kiinni siitä, etteikö teknologia ja ATK olisi saatu taipumaan ympäröivään tilanteeseen ja palvelemaan liiketoiminnallisia päämääriä.
Tekniikka ja ATK siis taipuvat ja tähän löytyy osaamista. Perse edellä puuhun kuitenkin mennään, jos dataan (tietoon!) liittyviä asioita lähdetään ratkomaan pelkästään konservatiivisen IT-osaston johdolla ja järjestelmät edellä.
Kirjassaan "Getting in front on data - who does what" Thomas C. Redman esittää ymmärrettävälle, riittävän yksinkertaiselle ja dynaamiselle kielelle kaksi perussääntöä:
- Sääntö 1: Tee kaikkesi tämän käytetyn kielen kasvun eteen, siten että se vastaa tarpeita aina siellä missä sitä tarvitaan. Vaadi eheitä määritelmiä kaikille käytetyille termeille viimeistään siinä vaiheessa, kun niitä käyttää useampi kuin yksi tiimi.
- Sääntö 2: Tarjoa yksinkertaisin ja ohuin mahdollinen kieli fasilitoidaksesi ja mahdollistaaksesi koko yrityksen laajuisen viestinnän (Keep it simple stupid!).
2020-luvulla digitaalista ylivertaisuutta tavoitteleva moderni yritys tarvitsee ajanmukaisen "vallan kolmijaon", jossa tietoon (data) ja siihen liittyviä haasteita ratkotaan ja johdetaan omana kokonaisuutenaan. Hyvä kapellimestari ja muutosjohtaja tämän transformaation läpiviemiseksi on Chief Data Officer tai vaihtoehtoisesti tämän pienempipalkkaisempi versio Head of Data.
Älkäämme siis yrittäkö aina ratkaista ongelmia pelkästään uuden ja vakiintuneen teknologian keinoin. Varsinkaan ongelmia, jotka ovat pohjimmiltaan prosessi- ja johtamisongelmia. Nämä saadaan ratkaistuksi vain kirkkaan viestinnän, yhteisen kielen ja sitä myötä tapahtuvan dialogin kautta.
Menikö tunteisiin? Herättikö ajatuksia? Jaa ne meidän kanssamme LinkedIn-sivullamme. Verkostoidutaan: linkedin.com/in/tommivihervaara
Kuvitus: Inga Metsola